Evento Empresarial

Un evento es un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva; está motivado por la celebración de algún acontecimiento o por la divulgación de algún hecho trascendente. Es una reunión planificada, de carácter público o privado, que suele realizarse en el contexto de  una organización o en el entorno de una persona o de un grupo para compartir alguna circunstancia especial.

Clases de Eventos y en que consisten

Clasificación de Eventos

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Religiosos
Bautismo.
Comunión.
Casamiento.
Navidad.
Pascuas.
Jubileo.
Bar y Bat Mitzvá.
Pesaj.
Januca.
Rosh Hashana - Iom Kipur.
Santoral.
Retiros Religiosos.
Convivencias.
Estadías de descanso.
Cursillos religiosos.
Capítulos.
Campamentos religiosos.
Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios).
Seminarios religiosos.
Tipo:
Eventos Sociales
Nacimientos.
Cumpleaños.
Casamientos.
Aniversarios.
Fiestas Benéficas.
Desfiles.
Fiestas de Egresados.
Fiestas de Grupos de Pertenencia.
Fiestas de despedida.
Eventos infantiles.
Despedidas de solteros.
Fiestas de Reencuentros.
Fiestas de 15 y 18 años.
Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles.
Pequeñas Sorpresas.
Fiestas de Fin de Año.
Fiestas Privadas.
Día del Niño.
Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc.).
Tipo:
Escolares
Inicio de ciclo.
Cierre del ciclo.
Fiestas Patrias.
Torneos y Encuentros Deportivos.
Festivales.
Kemesses.
Ferias.
Certámenes.
Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados.
Reunión de ex-alumnos.
Aniversario de la Institución.
Fiesta de Graduación.
Festejos populares
Conciertos.
Festivales.
Concursos.
Desfiles.
Fiestas.
Tipo:
Culturales
Festivales.
Actos Culturales.
Conmemoraciones.
Cocktail.
Espectáculos artísticos.
Muestras de arte.
Inauguraciones de Centros Culturales.
Fiestas de Colectividades.
Presentación de un libro.
Presentación de una Obra.
Exposiciones.
Congresos.
Ferias.
Concursos.
Mesas de debate.
Espectáculos callejeros.
Deportivos
Torneos.
Competencias.
Panamericanos.
Intercolegiales.
Campeonatos interempresarios.
Clases abiertas.
Mundiales.
Tipo:
Políticos
Lanzamiento de Campaña.
Nombramiento de Funcionarios.
Debates.
Congresos.
Cierre de campaña.
Reuniones de trabajo.
Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.
Eventos a beneficio.
Inauguraciones.
Firmas de Acuerdo.
Actos Conmemorativos.
Viajes políticos.
Recepciones diplomáticas.
Distinciones.
Entrega de premios, diplomas.
Homenajes y Reconocimientos.
Cenas de Gala.
Conferencias de prensa.
EVENTOS EMPRESARIALES: EXISTEN GRANDES O PEQUEÑOS EVENTOS
Ferias
Cumbres
Congresos.
Convenciones.
Exposiciones, tradeshows y Showrooms.
Seminarios.
Lanzamientos de productos.
Conferencias de Prensa.
Workshops.
Visita de Extranjeros a la Empresa.
Inauguraciones.
Aniversarios de Empresa.
Family Day.
Cenas de fin de año.
Fiestas tema.
Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo.
Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad).
Encuentras de negocios.
Fiesta de Logros de Objetivos.
Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas.
Eventos de integración.
Outdoors.
Concientización de Nuevos Objetivos.
Kick Off y Lanzamiento de Planes.
Eventos Recreativos.
Jornadas de Capacitación.
Asunción o cambio de Autoridades

Comites Designados

Comite General
Comite Financiero
Comite Logistico
Comite de Relaciones Publicas
Comite de Producción
Comite de Dibulgación
Comite de Alimentos y Bebidas

Funciones Generales de cada uno de los Comités

Funciones Comité General

Se en carga de verificar asesorar y coordinar a los distintos comités para que se logren las metas propuestas para el evento.

1.    Dirigir y velar por el cumplimiento de los objetivos del evento y las políticas organizacionales.

2.    Aprobar el Presupuesto del evento.

3.    Cumplir los acuerdos de las reuniones de Asamblea.

4.    Aprobar el programa (propuesta de temas a tratar, conferencistas, estructura y distribución de actividades).

5.    Tomar decisiones pertinentes referentes a  la planeación del evento

6.    Delegar funciones específicas en miembros de la organización.

7.    Establecer la planificación (cronograma, fechas, tareas, actividades, duración y responsables) del evento.

8.    Seguir y evaluar el cronograma de actividades desarrolladas por las comisiones de trabajo.

9.    Conocer y aprobar el informe final.

10.  Organizar las asambleas y reuniones con los demás comités para comprobar que se esté cumpliendo con los objetivos propuestos.

Funciones  Comité Logístico:

La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias primas, productos acabados y se interesa a su entorno.

1.    Recursos (humanos, consumibles, electricidad).

2.    Bienes necesarios a la realización del evento.

3.    Servicios (transportes o almacén subcontratados).

4.    La planificación del aprovisionamiento desde los proveedores de acuerdo con las previsiones de producción o venta.

5.    La gestión de la cotización (con objetivo de la mejora del servicio)

6.    El traslado de objetos de un lugar a otro (los recursos y equipos necesarios).

7.    Planeación del evento (en cuanto a los planos, donde se ubican los stands, mesas, bebidas etc.).

8.    Señalización del evento.

9.    Organización de la entrada y salida de invitados al evento.

10. Establecer los requerimientos técnicos y logísticos que permitan la atención adecuada de los invitados.

Funciones Comité Relaciones Públicas

1.    Contactar a los egresados SENA por medio de la base de datos del Proyecto Punto de Contacto para hacerles la invitación al evento.

2.    Contactar un patrocinio con el fin de obtener ayuda para la financiación del evento.

3.    Buscar un contacto empresarial para los egresados con el fin de brindarles información sobre vacantes.

4.    Organizas una campaña para difundir información sobre el evento.

5.    Colaborar con los demás comités para que el evento sea excelente.

6.    Familiarizarse para recibir a los egresados de la manera correcta.

7.    Enfatizar y motivar a todos los miembros del evento para asegurar la supervivencia del mismo.

8.    Conocer con claridad que es Punto de Contacto Egresado SENA y cuál es su objetivo

Funciones Comité Divulgación

1.    Atraer la atención de los auditores, egresados y aprendices SENA.

2.    Tener actualizada la base de datos de los aprendices para así mismo poder ofrecer y darles un buen servicio.

3.    Crear un buen ambiente de comunicación.

4.    Manejar una página web de la empresa o del evento.

5.    Desarrollar una agenda mensual para la muestra pública del evento.

6.    Desarrollar estrategias para la visualización del tema objetivo.

7.    Organizar los inmuebles requeridos para realizar dicho evento, con todo lo necesario, locaciones y utensilios necesarios

8.    Llenar de motivación e información a los egresados del SENA

9.    Promover y difundir el evento para así mismo darse a conocer.

10. Desarrollar una agenda para la presentación en vivo del evento.

Funciones Comité Financiero

1.    Asesorar sobre los ajustes y medidas que contribuyen al mejoramiento permanente de la planeación y proyección económica de los recursos del evento.

2.    Registrar de manera adecuada y respecto a las normas vigentes y las del evento las operaciones contables, resultantes de toda operación comercial y financiera.

3.    Coordinar con los distintos directores de los comités la evaluación presupuestaria y reprogramación de los distintos programas que conforman el presupuesto general del evento.

4.    Llevar la formulación fiscalización y coordinación del presupuesto ordinario del evento y de las cuentas especiales.

5.    Dar seguimiento al cumplimiento de las metas de los diversos programas presupuestales del evento.

6.    Responder ante el Comité General por la correcta ejecución de los recursos financieros del evento.

7.    Llevar a cabo el registro de las transacciones custodia de valores y pagos a proveedores.

8.    Llevara la contabilidad y mantener al día los registros contables respectivos de las diversas cuentas corrientes del evento.

9.    Responder por la confección de facturas, distintos reportes para el reintegro de los pagos a caja menor.

10. Evaluar factores de riesgo de los planes presupuestales entregados al Comité Financiero por parte de los demás grupos de trabajo.

Funciones Comité Alimentos y Bebidas

1.    Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas:

2.    Ofrecer un buen catering a nuestros invitados

3.    Manipular con higiene los alimentos que se vamos a ofrecer

4.    Ubicar un buen sitio donde colocar los alimentos, para que nuestros invitados se sientan a gusto

5.    Decorar la los alimentos y la mesa de acuerdo al evento

Funciones Comité Producción

1.    Investigar los medios que van a ser utilizados para  realizar el evento.

2.    Hacer un listado de los instrumentos a cotizar.

3.    Estar pendiente de que todo el lugar sea apto para llevarlo a cabo.

4.    Verificar que todos los equipos electrónicos y técnicos que se empleen en el evento funcionen a la perfección y que estén ajustados según la necesidad de las personas que participaran de él.

5.    Consultar a los diferentes comités sobre la aprobación de herramientas necesarias para la producción del evento.